Regolamento per l'utilizzo di modalità telematiche per la partecipazione alle sedute degli Organi Collegiali

 (Ai sensi degli artt. 8.2 g e 9.7 dello Statuto Pro Loco San Martino Valle Caudina APS)

 

Art. 1

Ambito di applicazione

  • Il presente Regolamento disciplina la partecipazione individuale a distanza e lo svolgimento in modalità telematica delle riunioni collegiali della Pro Loco San Martino Valle Caudina APS, ai sensi degli artt. 2 g e 9.7 dello Statuto Pro Loco San Martino Valle Caudina APS.
  • La partecipazione individuale a distanza e lo svolgimento in modalità telematica delle riunioni collegiali di cui al precedente punto 1.1 può essere utilizzato dagli organi collegiali per deliberare sulle materie di propria competenza, per le quali non si presume la necessità di discussione collegiale in presenza e con esclusione delle riunioni in cui nell’ordine del giorno siano inseriti argomenti per i quali è previsto il voto a scrutinio segreto.

Art. 2

Definizione

  • Ai fini del presente regolamento,
  1. per ''partecipazione individuale a distanza" si intende l'ipotesi in cui un numero definito di membri del Consiglio Direttivo, partecipi alla riunione collegandosi telematicamente da luogo diverso da quello di effettivo svolgimento della seduta indicato quale sede dell'incontro nell'atto di convocazione;
  2. per "svolgimento in modalità telematica di una seduta" si intende l'ipotesi in cui la sede di convocazione del Consiglio Direttivo, sia virtuale e tutti i suoi componenti si colleghino da luoghi diversi da quello dove si trova il Presidente.
    • In tutte e due le ipotesi sopra descritte è consentito collegarsi da qualsiasi luogo, purché siano rispettate le prescrizioni di cui ai successivi articoli e, in ogni caso, con l'adozione di accorgimenti tecnici che garantiscano la necessaria riservatezza della seduta.
    • La partecipazione individuale a distanza è finalizzata a garantire, in termini generali, la maggior partecipazione possibile dei membri dell’organo alle sedute e, di conseguenza, una maggiore collegialità delle decisioni; a livello individuale, a garantire la possibilità di prendere parte alle sedute anche a coloro che per cause contingenti siano impossibilitati a recarsi presso il luogo fisico ove esse si svolgono. Essa avviene sulla base di una decisione autonoma e presuppone il possesso, da parte di coloro che la richiedono, delle dotazioni informatiche necessarie, nonché la responsabilità circa il loro mancato o difettoso funzionamento.

Art. 3

Requisiti tecnici minimi

  • Per garantire che nelle ipotesi di cui all'art. 1.1, le deliberazioni assunte dall'organo collegiale si formino progressivamente con il concorso potenziale e contemporaneo di tutti i presenti alla seduta, attraverso la partecipazione in tempo reale al dibattito su un piano di perfetta parità, sono necessari i seguenti requisiti tecnici:
  1. in caso di partecipazione individuale a distanza è considerata tecnologia idonea la videoconferenza, intesa come utilizzo di collegamenti internet in grado di garantire la reciproca percezione audio/visiva tra tutti i membri;
  2. in caso di svolgimento in modalità interamente telematica della seduta è considerata tecnologia idonea quella garantita da servizi/collegamenti internet che permettano, mediante piattaforma telematica dedicata alla gestione delle sedute virtuali, un collegamento simultaneo ai fini di uno scambio concomitante di informazioni e opinioni fra più interlocutori;
    • In entrambi le ipotesi di cui al capo 3.1 ogni utente dovrà essere autorizzato dal Presidente ed abilitato tramite tecnologia idonea e con account personale riservato, necessarie per l’identificazione e l’utilizzo di piattaforma telematica dedicata alla gestione delle sedute virtuali, all’invio e ricezione di messaggi di testo e files documentali utilizzando un computer o altro dispositivo elettronico (es. palmare, smartphone, tablet, ecc.) connesso in rete, le cui tecnologie dovranno comunque sempre consentire l'identificazione certa di coloro che si collegano a distanza;
    • I componenti dell'organo devono avere la preventiva disponibilità del materiale delle sedute e deve essere loro garantita la visione di atti e lo scambio di documenti, che avvengano durante la seduta. Sono strumenti utilizzabili la posta elettronica ordinaria o certificata oppure altri strumenti di condivisione online.
    • Le condizioni del presente articolo devono sussistere ai fini della validità delle sedute e delle delibere.

Art. 4

Convocazione e svolgimento delle sedute

  • Nelle ipotesi previste dall'art. 1.1, ai fini della convocazione, dello svolgimento e della validità delle sedute e delle delibere si applicano le norme previste dallo Statuto e dai Regolamenti Pro Loco San Martino Valle Caudina APS.
  • Nell'avviso di convocazione delle riunioni dell'organo deve essere prevista la possibilità di partecipare alla seduta a distanza oppure deve essere segnalato che la riunione stessa si svolgerà in modalità integralmente telematica attraverso l'utilizzo delle tecnologie di cui all’art. 3.
  • Il componente che individualmente intenda collegarsi a distanza alla seduta deve far pervenire la propria comunicazione entro 48 ore dalla convocazione, salvo le ipotesi di convocazione di urgenza, affinché possano essere adottate le misure tecniche necessarie nel luogo dell'adunanza fisica.
  • La Giunta Esecutiva, qualora istituita, può essere convocata in seduta telematica anche con la presenza di tutti i componenti a distanza, ad esclusione delle ipotesi di discussione collegiale di particolare rilevanza e di votazione a scrutinio segreto, nei casi previsti dallo Statuto.
  • I componenti del Consiglio Direttivo possono partecipare alle sedute con la presenza a distanza, ad esclusione delle ipotesi di discussione collegiale di particolare rilevanza e di votazione a scrutinio segreto, nei casi previsti dallo Statuto.
  • Per i casi di cui al precedente art. 3.1, preliminarmente alla trattazione dei punti all'ordine del giorno, il Presidente identifica gli intervenuti e il Segretario verbalizzante verifica la sussistenza del numero legale con la specificazione a verbale delle tecnologie utilizzate da ciascuno dei partecipanti a distanza, dei quali previamente si è provveduto ad accertare l’identità.
  • Le tecnologie utilizzate per il collegamento a distanza devono permettere al Presidente, nel corso della seduta e anche attraverso il Segretario, la verifica del numero legale.
  • Per lo svolgimento delle sedute con modalità telematiche l’organo collegiale, nel rispetto di quanto disposto dall’art. 3, si avvale di idonei metodi di lavoro collegiale che garantiscano l’effettiva compartecipazione, la contemporaneità delle decisioni, la sicurezza dei dati, delle informazioni e, ove prevista, della

Art. 5

Manifestazione del voto

  • La manifestazione del voto di chi partecipa alla seduta o alla votazione a distanza deve avvenire in modo palese per appello nominale
  • La manifestazione del voto per delega deve avvenire con comunicazione inviata al Presidente della Pro Loco San Martino Valle Caudina APS.
  • Il Presidente, anche per mezzo del Segretario, verifica e proclama i risultati della votazione.

Art. 6

Verbale di seduta

  • La verbalizzazione delle adunanze spetta al Segretario, il quale, nel caso della videoconferenza, deve essere posto nella condizione di percepire in maniera chiara gli interventi oggetto di verbalizzazione e i risultati delle votazioni sulle questioni poste all'ordine del giorno. Nel caso di piattaforma telematica dedicata alla gestione delle sedute virtuali, lo strumento informatico utilizzato dovrà garantire la registrazione e conservazione degli interventi e delle votazioni effettuati da ciascun partecipante.
  • Nel verbale devono essere indicati i nominativi dei componenti che individualmente partecipano a distanza.
  • La seduta è da ritenersi svolta nel luogo in cui si trova il Presidente.
  • Nel verbale devono essere citati eventuali problemi tecnici che si manifestino nel corso della seduta e della votazione.

Art. 7

Problemi tecnici di connessione

  • Per i casi del precedente art. 3.1, nell'ipotesi in cui nell'ora prevista per l'inizio delle riunioni o durante lo svolgimento delle stesse, vi siano dei problemi tecnici che rendano impossibile il collegamento di uno o più dei componenti, si darà ugualmente corso alla seduta, se il numero legale è garantito, considerando assente giustificato il componente che sia impossibilitato a collegarsi a distanza.
  • Nel caso in cui, durante una votazione, si manifestino dei problemi di connessione, e non sia possibile ripristinare il collegamento in tempi brevi, il Presidente ripete la votazione dopo aver ricalcolato il quorum di validità della seduta e della conseguente votazione, tenuto conto che il/i componente/i collegato/i a distanza sono considerati assenti giustificati.

Art. 8

Disposizioni transitorie e finali

  • Il presente Regolamento entra in vigore all’atto della sua approvazione e, dalla medesima data.